全国のリーディングクリニックの院長先生の声から生まれた歯科予約管理システム

選ばれる理由

 

単なる予約システムではない、「歯科医院経営改善システム」

歯科医療の主体が「主訴の解決」から「口腔環境を一生涯守るため」にシフトすると同時に、予約管理をはじめとした医院のホスピタリティやサービスに、患者様からのよりシビアな視線が向けられていることは、多くの医院様が実感されるところかと思います。医院経営・運営のための予約管理を徹底的に研究し、改良を重ね続けるデントネットには、最新のノウハウが、機能として数多く盛り込まれています。デントネットを活用いただくことで、

  • 定期検診のアポイントを主体とした、安定経営の礎をつくれる
  • 患者様のロイヤリティが高まることで、自費診療への移行がスムーズに
  • 医院内の活性化、スタッフの機動性が高まる

といったメリットをもたらし、手軽でありながらも確実で革新的な経営改善のお手伝いをいたします。

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医院経営を強力に支援する豊富な機能

デントネットは全国のリーディングクリニックをはじめとする数多くの現場の声を反映し、安定した医院経営を実現するために必要な機能を搭載しております。また、医院様・患者様の新たなニーズに応えるべく、適宜新しい技術に対応したアップデートを行っております。

 

 

  • レセコンに登録した患者情報を連携します。
  • レセコンメーカ様との連携実績が豊富です。
  • ファイヤウォールなど、安全にご利用頂けるネットワークの環境構築も行います。

  • 予約日時のお知らせやリコールのお知らせ等をメールで自動的に連絡します。無断キャンセル対策に効果があります。
  • 患者様ごとにメールを送信するタイミングや回数を細かく設定いただけます。

  • FeliCaチップを搭載したスマートフォン、携帯電話をかざしていただくと、簡単にメールアドレスを収集いただけます。

  • ホームページ(パソコン、スマートフォン、携帯電話)から24時間予約を受け付けることができます。
  • 受付の予約表と直結しているので、予約取得を許可した枠のみ患者様の予約が入ります。
  • 新患予約と通院状態の予約とを切り分けて運用いただけます。
  • 着信数が減るため、朝の受付のバタバタが少なくなります。

  • 次回の予約日時を自動的に印字します。予約表と直結しているため、書き間違えや書き写しの手間がありません。
  • コメント機能を搭載しています。患者様の診察券ごとにフリーワードを記載することが可能です。

  • 予約日時のお知らせやリコールのお知らせ等を電話で自動的に連絡します。
  • 基本情報は全医院様共通となりますが、医院名は医院様ごとに録音させていただきます。

  • 自動メール連絡がNGとなった際、予約日時のお知らせを自動的にSMSに送信します。
  • 携帯電話番号の収集だけで、患者様に発信できます。
  • 本機能をメールアドレスの収集ツールとして活用することも可能です。

  • 電話がかかってきた際に、患者様情報(顔写真表示も可能)をデントネットのモニターに表示します。
  • 電話に出る前に誰からかかってきたのか、また次回予約情報は何なのかを識別可能なため、通話時間の減少と応対力の向上を同時に実現します。

日報、月報を含め、医院経営に関する様々な情報を出力することができます。すべての情報はCSVファイルでダウンロードできるため、市販の表計算ソフトを使って、自由に加工することができます。

患者様の属性や特徴を共有できるアイコン表示や遅刻している患者様の把握、待合室での待ち時間表示などリアルタイムで予約状況を共有いただけます。時間管理と患者管理の強化に役立ちます。

予約ごと、患者様ごと、空き予約枠内などに、メモ書きできます。患者情報や申し送り事項などの情報を院内全体でスムーズに共有いただけます。

誰がどの患者様を紹介してくれたのかをツリー状に表示します。よく紹介してくれる患者様には謝礼を行うなど、患者様とのリレーション強化にご活用ください。

来院履歴や処置内容を記録します。カルテを出さなくても確認できるので、久しぶりに来院を希望されている患者様の電話応対時でも迅速にご案内が可能となります。

歯科医院経営に特化したシステムを貴院独自にカスタマイズ可能

歯科医院の受付ルールは、治療内容・時間、スタッフの人数や技量、チェア台数、治療器具数等、医院様毎に異なり、単純な時間割では対応しきれません。デントネットは、ご利用いただく多くの医院様にご満足いただけるよう、多くのご意見・ご要望に応えながら機能の追加・充実を図り、現在もなお、進化し続けています。

歯科医院特有のルール・ノウハウをシステム化した『予約管理』

■基本予約機能

・89項目の初期設定、389項目のサーバー側設定でカスタマイズに近い柔軟性を実現しました。
・予約枠は10分、15分、20分、30分からお選びいただけます。
・選択表示、簡易表示など、柔軟に表示列を変更できるので、担当制の大型医院でも大丈夫です。
・特別な場合のみ予約を入れることができる「急患」枠もご用意。紙アポ帳の欄外のように柔軟に予約を入れられます。
・予約を入れたくない枠に斜線を引くように、カンタンに予約枠をクローズすることができます。
・空き予約検索を使えば、ページをめくることなく、担当やチェアを指定した空き枠をピックアップし対応時間を短縮します。

■患者情報表示

患者さんから電話がかかってきた場合、受付パソコンに、瞬時に患者さんの予約情報画面をポップアップいたします。これによって、患者さんとの親近感を増すことができます。また、受付で把握した患者さん情報を随時データベースに書き込むことにより、スタッフ全員で患者情報を共有することができ、最適な治療に活かせます。患者さんとの豊かな会話が実現します。“かかりつけ歯科医院”実現に役立ちます。

■患者検索

患者さんからの次回予約の問合わせ、あるいは予約日時の変更等にも即座に対応できます。治療中断患者や定期検診の必要がある患者さん等、いろいろな条件で検索することができます。それ以外に、翌日重要な手術を控えた患者さん、当日手術を終えられた患者さんの検索もできます。担当医から患者さんへ投薬確認や事前の体調確認を行う場合に利用できます。また、抽出した患者さんのはがき宛名ラベルの印刷も可能です。

■キャンセル待ち

当日や翌日の予約変更が出て、予約枠が空いてしまった。どうしていますか?キャンセル待ち機能とは、飛行機のキャンセル待ちのように「予約した日時より本当は早く診てもらいたい」という患者様の声を反映した機能です。キャンセル待ち機能を使えば、当日や翌日の予約変更が出ても空いた枠をスムーズに埋めることができます。

『24時間予約受付』で増患&サービス向上

■インターネット予約・音声予約

患者さんからの予約の確認・登録・変更をインターネットを通じてパソコン、携帯電話及び一般電話にて24時間対応することができます。
空いている時間枠を自動的に割り当ててくれるので医院経営の効率化が図れます。なお、以下のような詳細な設定も可能です。
・新規予約及びキャンセル処理だけは受付窓口のみ可能とすることも出来ます。
・治療内容の重複をチェックして、無理のない自動予約を実現します。
・予約は○日先から受け付ける、キャンセルは○日前まで受け付けるなど、期間を設定できます。
・DRごとに使えるチェアを設定できます。
・患者ごと、予約ごとに、変更・キャンセル禁止設定ができます。

シーンに合わせた患者さんへの「メール・音声連絡」でキャンセル防止

■オートリコール

予約の前日、当日等、患者さんの指定時刻に予約確認のメール又は電話連絡を自動的に患者さんに送ることができます。
無断キャンセルも減少し、受診率UP間違いなし。
予約確認連絡は、患者さんお一人お一人の希望時間に設定できます。しかも最大5パターンまで対応。
メールアドレスの登録を患者様ご自身で行っていただけます。
はがきを送る際の宛名シールも簡単作成。過去の患者さんを引き戻すことができ、細やかな指導のもとで長期的に患者さんを確保することができます。

満足度向上につなげるための「クライアント情報管理」

■チェアサイド情報共有

医院経営においては、時間管理が決定的に重要な要因です。
刻々と変化する予約情報をリアルタイムに確認し、最適な診療スケジュールを構築しなおす必要があります。
また患者満足を上げる為には待ち時間管理も大事です。
チェアサイドのパソコンにこれらの情報が表示し、最新情報を全員で共有しましょう。
もちろん「チェアサイド」での予約処理も可能です。

■患者コミュニケーション・履歴表示

前回の来院日や担当、処置内容などカルテを出さなくても1クリックで瞬時に確認できますので、電話で患者さんをお待たせしません。
また、担当者と患者さんとの会話の履歴などを管理する「コミュニケーションシート」を利用することで、親密でパーソナルなコミュニケーションをサポートします。

■アイコン表示

「VIP」「肝炎」「要注意」「クレーマー」「非協力児」など、任意のアイコンを20ケまで登録できます。
予約表で確認できるので、ふさわしい対応をサポートします。

■紹介者履歴表示

新患の来院は、知人の紹介が最も多いのは周知の事実です。誰がどのくらい紹介してくれたのか、
ツリー状に表示するので簡単に理解することができます。
よく紹介してくれる患者さんには謝礼を行うなど、マーケティングにご利用ください。

■レセコン連携

以下のレセコン(その他システム)なら患者情報連携を実現できます。下記以外のメーカーの場合は、お問合せください。

NHOSA WiseStaff・MIC LAPEC-X・MIC U-BOX2009・GCレセフィス・東和ハイシステム
W&D FLEX-C・アイデンス PROSEED・ITSSミスクラーク4・リード Winスマイル
アキラックス・メディア電子カルテ・カルテメーカー・お茶コン・エキスパートシステム
東京デック デンティフル・株式会社プラネット DentalⅩ・デネットシステム

■患者待ち時間表示

待ち時間」は歯科医院への不満ベスト3に入るマイナスイメージの代表です。
お約束の時間を過ぎても、診療室にお招きできていない患者さんがいる場合、予約表に待ち時間が表示されます。
他の診療と時間を調整したり、「お待たせいたしました」の一言をおかけすることができます。

■予約メモ・伝言メモ

予約メモ/伝言メモなど、ノートの欄外に記入していた情報を入力できる機能も整備しました。
予約システム上で様々な情報を表示し、情報を共有することで、コミュニケーションを促進したり、最適の診療構築をサポートします。

歯科医院経営を強力にサポートするその他の強力機能

■技工物管理

技工士さんへの発注、納品は予約に大きく関係します。発注伝票を入力することで、患者さんの予約に制限(納品以前には予約できない)をかけたり、技工物納品一覧として出力することで、納品チェックにも利用できます。

■診療実績管理表

予約数、来院数、急患数、キャンセル数(連絡有り・なし)、終了数、などきちんと動向を管理することがこれからの医院経営のかじ取りには必須です。
いままで手作業で集計していた情報も、自動で集計します。

■日報・月報と統計情報

ユニットの空き稼動やキャンセル率、患者リピート率、新患率など、医院経営に関する様々な情報を日報、月報及び統計情報(医院全体、医師毎)として出力できます。全ての情報はCSVとしてダウンロードできますので、市販の表計算ソフトを使って、自由に加工することができます。

■売上管理

手書き日計表の代わりに売上日報を作成できます。(※レセコンの入金情報と連携はいたしません)

■リモートメンテナンス

当社のサポートセンターから、医院様のパソコンにアクセスして、操作や設定作業を行います。パソコンが苦手なスタッフ様でも安心です。

 実用12年・700を超える医院様で活躍中

デントネットには、実用システムとして12年(2003年6月から実運用)、全国の歯科医院大小合せて約650医院様で活躍している実績があります。また、レアケースも含め実運用におけるさまざまな事象に対して対応していくこと、及びサポート対応をしていくことを必須条件であると認識して、日々、様々な要望にお応えしながら進化を遂げ続けています。

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導入・運用時の万全のサポート

導入の際には、医院様との打合せを充分に行い、スタッフさんへのインストラクションも丁寧に実施していきます。また、導入後のご質問などに電話で対応するヘルプデスク体制も万全です。デントネットの技術陣は、NTT関連の先端技術経験者で構成され、自社社員で保守・運用・管理を行っています。

 

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